Cuando pensamos en un proyecto exitoso, solemos imaginar un plan perfectamente ejecutado, objetivos claros, un equipo alineado y clientes satisfechos. Pero, ¿qué sucede cuando los riesgos no se gestionan adecuadamente? Muchas veces lo que empieza con gran entusiasmo puede caerse rápidamente. En esta edición, exploraremos cómo las siguientes 5 acciones pueden ser fatales para tu proyecto y qué hacer para prevenirlo.
1. Comenzar sin un objetivo claro
Un proyecto sin un objetivo bien definido es una receta para el caos. Sin una dirección clara, tu equipo no puede alinear sus esfuerzos, y las probabilidades de tener un resultado no deseado aumentan exponencialmente. La gestión de riesgos empieza aquí: cuando no sabes a dónde vas, cualquier problema te parecerá insuperable.
Solución: Define objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo determinado). Esto te permitirá anticipar obstáculos y mitigar riesgos antes de que se conviertan en problemas. Una de las principales fuentes de riesgo está en la gestión de proyectos.
2. Ignorar los riesgos potenciales
Negar la existencia de riesgos o creer que “todo saldrá bien” es una estrategia osada, por no decir peligrosa. Los proyectos son, por naturaleza, inciertos. Una mala o pobre gestión de riesgos puede convertir lo que parece un pequeño contratiempo en una crisis importante.
Solución: Realiza un análisis de riesgos al menos al inicio de cada proyecto. Identifica amenazas, evalúa qué tan probables son y cuanto impactarán el proyecto, y desarrolla un plan de contingencia para los más críticos. Los riesgos gestionados son oportunidades de aprendizaje, no terremotos.
3. Cambiar el foco a mitad del proyecto sin comunicarlo
Los cambios de dirección pueden ser necesarios, pero hacerlo sin comunicación genera confusión y desconfianza en los equipos y stakeholders. La gestión de riesgos también se extiende a la comunicación: cada cambio tiene sus riesgos asociados, y el equipo y stakeholders deben saber para adaptarse.
Solución: Diseña un proceso para comunicar estos cambios, hazlo antes de que sucedan para que estes preparado cuando debas utilizarlo. Involucra a todas las partes interesadas (stakeholders) y evalúa el impacto de cualquier ajuste antes de implementarlo.
4. Sobrecargar al equipo con tareas urgentes sin priorizar
La falta de prioridad es una enfermedad silenciosa en los proyectos. Cuando todo es “urgente”, nada lo es realmente. Aquí, los riesgos de que el equipo se “queme” o agote y entregue baja calidad son altos.
Solución: Utiliza técnicas de priorización como la matriz de Eisenhower para diferenciar lo urgente de lo importante. Recuerda que un equipo agotado es un riesgo que se debe gestionar con la misma importancia que como cualquier otro.
5. Ignorar el feedback y ‘seguir como siempre’
El feedback es una herramienta poderosa para identificar y mitigar riesgos antes de que se conviertan en grandes problemas. Ignorar las señales del entorno o de tu equipo equivale a cerrar los ojos (y los oídos) ante un obstáculo que se aproxima a toda velocidad (es como con los hijos).
Solución: Implementa canales claros de retroalimentación y revisiones periódicas, retrospectivas, 1-1, etc. Escuchar, ajustar y mejorar debe ser parte de tu gestión de riesgos.
Evitar que tu proyecto caiga en estas trampas depende de la anticipación y de la gestión efectiva que realices. Con una estrategia clara, comunicación constante y un enfoque en la prevención, podrás mantener tu proyecto en el camino correcto.
¿Te interesa profundizar en gestionar los riesgos en tus proyectos? Debes estar atento, porque en los próximos días compartiré un recurso gratuito que te ayudará a identificar, planificar y mitigar riesgos de manera efectiva.