Cuando hablamos de gestión de riesgos en proyectos, a menudo pensamos en esa lista que elaboramos durante la planificación o en etapas tempranas del proyecto, donde identificamos potenciales problemas que podrían surgir. Pero, ¿qué ocurre después de eso? Pasa más seguido de lo que pensamos, que una vez identificados, los riesgos queden en un documento que rara vez volvemos a revisar. Este enfoque puede ser letal para el proyecto.
Tomemos como ejemplo la historia de un jefe de proyecto que lideraba un desarrollo tecnológico. Al inicio, hizo un gran trabajo identificando riesgos: retrasos de algunas componentes, falta de recursos, imprevistos en los entregables. Sin embargo, al avanzar el proyecto, esos riesgos quedaron olvidados. Y cuando uno de ellos se materializó — la falta de un recurso clave — el equipo se encontró sin un plan de acción, lo que resultó en retrasos, descoordinación y finalmente, un aumento de costos.
Este caso refleja una realidad que muchos enfrentan: identificar los riesgos es solo el primer paso. La gestión de riesgos no es estática, es un proceso continuo que debe acompañar al proyecto en cada etapa. Y aquí es donde está su verdadero valor.
¿Por qué es importante gestionar los riesgos de forma permanente?
- El proyecto es dinámico, los riesgos también
En muy pocas ocasiones los proyectos siguen el plan que tenían originalmente. Nuevas variables entran en juego, el entorno cambia, y los riesgos que parecían lejanos al principio pueden convertirse en una amenaza real. Si no se revisan, gestionan y actualizan, es imposible estar preparados para enfrentarlos. Gestionar riesgos continuamente nos permite ajustar nuestra estrategia y prevenir problemas antes que se concreten. - Mantener al equipo alineado y preparado
Un equipo que conoce los riesgos y está preparado para mitigarlos actúa con mayor confianza y agilidad. Cuando los riesgos se revisan regularmente, se mantienen en la mente de todos, lo que permite reaccionar de manera más rápida y efectiva cuando algo ocurre. Además, esta práctica fortalece la colaboración y la comunicación dentro del equipo. - Minimizar sorpresas y reducir costos
Un riesgo bien gestionado difícilmente se convierte en algo inesperado. Al monitorear los riesgos de manera constante, es posible anticipar problemas antes de que se conviertan en crisis. Esto no solo reduce el impacto negativo en el plan del proyecto, sino que también evita gastos adicionales. - Refleja una buena gestión del proyecto
La gestión continua de riesgos es un indicador de una buena gestión en proyectos. Muestra que el líder del proyecto no solo reacciona ante las situaciones que se presentan, sino que es proactivo en identificar y mitigar (o gestionar la mitigación) posibles amenazas, lo cual genera confianza entre los stakeholders y eleva la calidad del proyecto.
¿Cómo implementar una gestión de riesgos permanente?
- Revisar los riesgos de manera periódica: Establece reuniones dedicadas a la revisión de riesgos. ¿Siguen siendo relevantes? ¿Han surgido nuevos riesgos? Esta práctica garantiza que los riesgos sean una parte activa de la conversación del equipo.
- Actualizar los planes de mitigación: Un plan de mitigación elaborado al inicio del proyecto puede quedar obsoleto. Al revisar los riesgos, también se deben actualizar las acciones de respuesta. Esto te permitirá adaptarte a los cambios con mayor rapidez.
- Asignar responsables: Cada riesgo debe tener un responsable que lo monitoree y gestione. Esto ayuda a que no se pierda de vista y que, en caso de materializarse, exista una persona preparada para liderar la respuesta.
La gestión de riesgos es mucho más que una tarea en la etapa inicial de un proyecto; es una responsabilidad que nos acompaña durante todo el ciclo de vida del proyecto. Si logramos integrar esta gestión continua, estaremos más preparados para enfrentar lo inesperado, evitando así que los riesgos se conviertan en obstáculos que no podamos superar.
¿Estás listo para mantener los riesgos bajo control durante todo el proyecto?